Личное дело сотрудника представляет собой совокупность документов, отражающих деятельность человека и демонстрирующих его трудоспособность. Личные дела часто сравнивают с трудовой книжкой, но это серьезная ошибка. Трудовая книжка отличается, прежде всего, тем, что не содержит никаких дополнительных сведений о работнике помимо места его настоящего и прошлого трудоустройства.
При приеме на работу нового сотрудника компания сразу создает его личное дело, которое состоит из ряда необходимых документов (набор стандартный и регламентированный законодательством). Только уполномоченный сотрудник может нести ответственность за хранение, подготовку или изменение личных дел.
Личные дела отражают характеристики работника и его способность выполнять обязанности на рабочем месте. При необходимости эти файлы могут быть предоставлены правоохранительным органам.
Как правило, в личных делах содержится не только информация о сотруднике, но и все замечания и выговоры, касающиеся его работы. Информация о задержках, предупреждениях. Если в личном деле есть один из выговоров, будьте бдительны, дело очень серьезное.
Какие документы входят в состав личного дела?
Рекомендуется расположить документы в личном деле в таком порядке:
- Инвентаризация состава личных дел, порядок всех документов для облегчения поиска.
- Заявление о приеме на работу.
- Анкета сотрудника с фотокарточками.
- Трудовой договор.
- Копия приказа о приеме на работу.
- Копия документа об образовании и диплома.
- Документы из воинской части, а также справка о несудимости.
- Регистрация места жительства.
- Характеристики с предыдущих мест работы, рекомендательные письма.
Список личных дел состоит из названия, номера и индекса документа, даты включения, номера листа и примечания. В примечании обычно указывается, является ли документ копией или оригиналом.
Как ведется?
Все личные дела компании хранятся в специальной тетради или журнале, где им присваивается специальный рабочий номер. Такой журнал содержит краткую информацию о файлах: ФИО сотрудника, дату передачи файлов в архив, дату начала работы с файлами и номер.
Ошибочно полагать, что каждый сотрудник отдела кадров имеет доступ к личным делам сотрудников. Это неправда; все права и возможность внесения изменений осуществляет уполномоченное лицо. Изменения могут быть в виде документов из ЗАГСов, смены фамилии и других. Копии документов, подтверждающих эти факты, приобщены к личным делам.
Очень важно правильно хранить личные файлы, так как они являются конфиденциальной информацией, доступной ограниченному кругу лиц.
Сроки хранения личных дел:
- Файлы сотрудников хранятся до 75 дней;
- Личные дела лиц, занимающих руководящие должности, могут храниться бессрочно;
Срок хранения начинается с момента передачи файла в архив.
Порядок оформления
Поскольку отследить все документы и их движение в каждой компании невозможно из-за большого количества сотрудников, очень важно соблюдать все правила архивирования, чтобы не потерять важную информацию, которая может помешать рабочему процессу.
Грамотное хранение и архивирование личных дел всех сотрудников значительно облегчает эту задачу:
- Например, если компания достаточно крупная и имеет большое количество сотрудников, их личные дела следует расположить в алфавитном порядке. Это облегчит поиск нужной папки.
- Личное дело сотрудника должно содержать не более 250 страниц.
- Титульная страница должна содержать только основную информацию о личном деле. Это: имя сотрудника и номер дела компании.
Личные файлы могут храниться следующим образом:
- В алфавитном порядке.
- По подразделениям компании (отделам).
- Нумерация дел по их номерам или присвоение номеров при регистрации.
Образец
Как упоминалось выше, только уполномоченные сотрудники имеют доступ для внесения изменений в личное дело.
Заголовком личного дела является имя и фамилия работника. Также могут быть даны вариации в написании имени женщины или девичьей фамилии. Например: Елена Максимовна Хлебная (Калинина).
Допустимо принимать в личное дело документы, датированные ранее даты трудоустройства работника. Этот вопрос рассматривается в индивидуальном порядке, но обычно в пользу работника.
Полное рассмотрение дела включает в себя такие элементы:
- Формирование и нанесение данных на обложку папки (дизайн обложки будет рассмотрен позже).
- Важно сохранить количество листов в файле (не более 250 страниц).
- Оформление аттестационного листа.
- Внутренняя инвентаризация документов в соответствии с количеством собранного материала, проверка данных.
- Подача, оформление дела.
- Введите необходимую информацию об обложке файла сотрудника.
Очень важно знать, какие документы обязательны, а какие нет. Только самые важные и существенные документы, которые могут храниться до 75 лет, могут храниться в картотеке. При наличии в делах документов о начале отпуска, заявлений о предоставлении отсроченного отпуска и т. п. они прилагаются ко всему.
Инструкция по заполнению
Это должна быть новая фотография, а не та, на которой ему 18 лет, когда на самом деле вы стоите перед 40-летним мужчиной. Автобиография должна быть написана грамотно, отражая все этапы жизни сотрудника. Образовательные учреждения, интересы, рабочие места и многое другое.
Копии документов, подтверждающих образование или дополнительное образование по некоторым направлениям, необходимо предварительно заверить. Сотрудник обязан своевременно сообщать о любых изменениях (имени, фамилии и т.д.) при составлении личных дел.
Служебная документация работника должна быть подписана руководителем рабочего места, а внутренняя документация работника должна быть подписана начальником отдела или отдела рабочего места. Все страницы должны быть пронумерованы.
Образец оформления титульного листа
ГОСТ 17914-72 от 17 июля 1972 г. регламентирует правила оформления личных дел; они следующие:
- Вверху титульного листа может быть информация, которую могут заполнять только муниципальные или государственные архивы, например, коды, даты подачи в архивы и другие сведения.
- В центре титульного листа с небольшим отступом вверху размещается наименование организации. Как правило, здесь вы вводите сокращенное название компании.
- Ниже названия компании указывается отдел, в котором работает новый сотрудник.
- За ним следует номер дела, который указан в скобках. Индекс должен быть указан перед индексом, также в круглых скобках.
- Затем вводится заголовок личного дела. В качестве звания используются фамилия, имя и отчество работника.
- Нижний правый угол титульной страницы зарезервирован для такой информации, как дата найма сотрудника, дата увольнения, срок хранения, дата подачи и другая информация.
