Первичная документация в бухгалтерии — что это и ее разновидности

«Базовые бухгалтерские ваучеры — что это?» — Этот вопрос вряд ли возникнет у бухгалтера, но рядовым людям придется с ним столкнуться.

В отличие от вторичной документации, первичная документация — это документ, который был создан во время транзакции и свидетельствует о том, что транзакция имела место.

Когда составляется первичный документ

Например, в случае продажи товаров счета-фактуры, сертификаты и накладные готовятся заранее, до передачи товара покупателю — после получения и проверки товара он должен подписать документы.

То же самое относится к другим документам, таким как контракты, платежные ведомости и другие документы, которые, возможно, потребуется проверить другим лицом.

Первичные документы хранятся 5 лет. В течение этого времени налоговые органы могут попросить их провести проверку обеими сторонами. Документы о сотрудниках, их заработной плате и перечислениях в пенсионный фонд должны храниться не менее 75 лет.

Виды первичных документов

В зависимости от варианта разделения бумаги могут быть нескольких типов.

По своему назначению они делятся на:

1. Бухгалтерский учет: расчеты, счета-фактуры, выписки, кассовые чеки, то есть все бухгалтерские документы, связанные с финансами компании.
2. Подтверждающие документы: квитанции, накладные, заявки и др. Эти документы необходимы для подтверждения самого факта проведения процедуры и ее завершения.
3. Административные или организационные: платежные поручения, доверенности, приказы. Это внутренние документы, регулирующие отношения внутри компании.

Виды первичных документов в бухгалтерском учете

По объему:

• начальный;
• Сводный: это сводка исходных документов.

В зависимости от количества транзакций:

• однажды;
• кумулятивная.

По месту применения:

1. Внутренний: отчетные документы, счета-фактуры, авансы, которые «циркулируют» между отделами.
2. Внешний: счета-фактуры и контракты для поставщиков или покупателей.

Используя форму:

• Стандартные или унифицированные формы;
• специализированные формы.

Перечень первичных документов бухгалтерского учета

1. 1. Соглашения: заключаются при заключении сделок. Там написаны все условия сделки: цены, порядок расчетов, даты разгрузки и т. д.
   2. Счета-фактуры: они не являются обязательным документом, но используются для удобства. Он содержит список товаров, их количество, стоимость и реквизиты для оплаты.
   3. Чек (наличный или счет) или квитанция: выдается при покупке товаров за наличные.
   4. Платежное поручение: оформляется при безналичной оплате.
   5. Выписка из банка: выдается в случае оплаты банковским переводом.
   6. Денежный ваучер: выдается как свидетельство движения денежных средств внутри организации, например, между отделами.
   7. СЧЕТ ПРЕДВАРИТЕЛЬНОГО ФИНАНСИРОВАНИЯ: выдается вместе с наличными в кассе для любых целей, например, для оплаты билетов или отелей, канцелярских товаров. К заявлению необходимо приложить документы, подтверждающие понесенные расходы.
   8. Уведомление о доставке (или ведомость услуг): выдается получателю после того, как товары были отгружены или работы были завершены.
   9. Коносамент: требуется для перевозки товаров. Укажите название груза, вес и стоимость, данные об автомобиле и водителе, а также маршрут поездки.

1. Табель учета рабочего времени: запись часов, отработанных каждым сотрудником в течение месяца.
2. Платежные ведомости и расчетные ведомости: в первом документе записываются дебеты по заработной плате, во втором — выплаты. Иногда вместо расчетных ведомостей выдается общая расчетная ведомость.

Что входит в закрывающие документы для бухгалтера

Бухгалтер будет использовать эти документы для расчета налогов позже.

К ним относятся:

• счета-фактуры;
• накладные;
• деятельность, заключающаяся в выполнении работы или предоставлении услуг.

Заключительные документы необходимо распечатать в двух (иногда трех) экземплярах — по одному на каждой странице. Если речь идет о транспортировке (передаче) товаров, водитель (курьер) может запросить для себя один экземпляр в качестве доказательства передачи. Принимающая сторона должна подписать и проштамповать все копии.

Если в переводе не было закрывающих документов, у компании не будет доказательств законности получения суммы. Это может привести к штрафам и потере деловой репутации в случае проверки налоговыми органами.

Первичные документы — важная часть бухгалтерского учета, основа бухгалтерского учета.Это документация, подтверждающая продажу или предоставление услуги и перевод вознаграждения.Эти документы необходимы для правильного расчета налогов.